Consultas en access

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

 Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante. 

 Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Introducción

Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos. Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros.

Se creea consultas de selección sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseño, los pasos son, los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede especificar criterios para depurar los resultados.

Una vez creada la consulta de selección, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de selección son muy fáciles de ejecutar: sólo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos.

Hay varios tipos de consulta, y cada una sirve para un fin distinto. Por ejemplo, una consulta de selección para presentar datos. Una consulta de acción cambia los datos de su origen de datos o crea una nueva tabla. Una consulta de parámetros le pide que especifique criterios cuando se ejecuta.

Las consultas permiten:

• Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.
• Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberán estar relacionadas).
• Ver determinados campos de los registros que cumplen la condición, colocados a voluntad.
• Ordenar y representar de distintos modos los registros seleccionados.
• Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos almacenados en una tabla.
• Calcular parámetros estadísticos, referidos a todos o algunos registros (sumas, promedios,...).

Las consultas pueden ser de varios tipos:

• Consultas de selección: Son aquellas que permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan plantear sobre los datos introducidos en las tablas. Estas consultas permiten seleccionar datos de varias tablas a la vez (pero deberán estar relacionadas).
• Consultas de acción: Son aquellas que permiten realizar diversas operaciones (acciones) con los datos de una tabla, de modo automático: Añadir registros procedentes de una tabla a otra, actualizar u operar con los datos de un campo de una tabla, eliminar registros de las tablas, crear tablas con ciertos datos de otra,...

 ¿Qué son las consultas?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o busquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Importante...

Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.

Conozcamos la vista Diseño de consulta

Vistas de consulta

Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.

Botón ejecutar consulta

Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.

Panel de relación de objeto

Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla,  este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que será incluidos en la consulta. También podrás ver a que tabla pertence cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.

Diseñar consultas simples de una única tabla

Primero, vamos a empezar diseñando una consulta simple de una única tabla.

Imaginemos que vas a poner en promoción varios de los servicios que ofreces en tu taller, pero solo quieres enviar un correo con esta información a las personas que viven en Houston, ya que son los que te visitan más seguido.  Lo que quiere decir, que necesitas ver una lista solo con los clientes que viven en esta ciudad.

Si piensas que esto solo es la aplicación de un filtro, tienes toda la razón. Una consulta de una única tabla es solo un filtro avanzado aplicado a una tabla. Veamos qué debes hacer para diseñar uno.

Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:

Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3:

La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.

Paso 4:

Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"

Paso 5:

Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:

Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón Aceptar.



Actividad con consultas

TRABAJANDO CON CONSULTAS

socios de poblaciones 

N_socio	Nombre	Apellidos	Dirección	Población del socio	Provincia	Cod_postal	Teléfono	Fecha_nacimiento	Fecha_alta	Estado_civil	DNI	Federado	Nivel_juego	Cuota	Historial
24	JAIME	ANTON RODRIGUEZ	CTRA.LOGROÑO.S/N	ALMENDRAL	BADAJOZ	06010	(997) 34 92 98	viernes, 20 de mayo de 1966	martes ,06 de octubre de 1998	SOLTERO	16560652P	No	PRINCIPIANTE	25,84 €
335	EMILIO	LOPEZ GARCIA	RP.ARGENTINA.40	DON BENITO	BADAJOZ	06044	(992) 26 38 23	martes, 16 de enero de 1968	sábado ,03 de junio de 2000	VIUDO	16641201B	No	MEDIO	2,40 €
101	VICTORINO	CARRACEDO OJEDA	AVDA.PILAR.1-3	DON BENITO	BADAJOZ	06044	(996) 41 26 36	lunes, 24 de octubre de 1966	viernes ,12 de marzo de 1999	SOLTERO	16580595X	No	PRINCIPIANTE	23,44 €
241	FERNANDO	FUERTES SIERRA	RP.ARGENTINA.18	DON BENITO	BADAJOZ	06044	(993) 39 89 49	miércoles, 17 de mayo de 1967	domingo ,03 de octubre de 1999	CASADO	16616855E	No	PRINCIPIANTE	7,21 €
67	EDUARDO	BEZARES ARREGUI	STOS.ASCARZA.44	JEREZ DE LOS CABALLEROS	BADAJOZ	06070	(996) 40 78 90	sábado, 13 de agosto de 1966	miércoles ,30 de diciembre de 1998	SOLTERO	16571789J	No	PRINCIPIANTE	3,61 €
225	JOSE ANT.	FERNANDEZ LEDESMA	CTRA.LOGROÑO,KM.69,200	JEREZ DE LOS CABALLEROS	BADAJOZ	06070	(993) 61 87 68	viernes, 21 de abril de 1967	martes ,07 de septiembre de 1999	CASADO	16612711H	No	MEDIO	4,81 €
457	FELIX JV.	REINA GIMENEZ	REAL.S/N	JEREZ DE LOS CABALLEROS	BADAJOZ	06070	(993) 45 80 30	lunes, 27 de enero de 1969	viernes ,15 de junio de 2001	SOLTERO	16672799F	No	MEDIO	0,60 €
301	IGNACIO	IRADIER AYALA	AVDA.LOGROÑO.43	JEREZ DE LOS CABALLEROS	BADAJOZ	06070	(993) 53 70 45	jueves, 16 de noviembre de 1967	lunes ,03 de abril de 2000	CASADO	16632395Z	Sí	SENIOR	1,80 €
317	JOSE MARIA	LASA URGEL	ENTRECARRETERAS.INDUSTRIA.12	NOGALES	BADAJOZ	06092	(992) 37 34 74	sábado, 16 de diciembre de 1967	miércoles ,03 de mayo de 2000	CASADO	16636539H	No	PRINCIPIANTE	2,40 €
377	ANTONIO	MARTINEZ LAFUENTE	RAMON ALMAZAN.38	NOGALES	BADAJOZ	06092	(995) 17 24 98	martes, 16 de abril de 1968	sábado ,02 de septiembre de 2000	CASADO	16652079X	No	PRINCIPIANTE	0,60 €
550	HUGO	YANGUAS GARCIA	GRAN VIA.33.BAJO	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(994) 28 46 86	miércoles, 10 de diciembre de 1969	domingo ,28 de abril de 2002	SOLTERO	16696886J	Sí	SENIOR	1,20 €
394	ANGEL	MEDRANO CORRAL	MADRE PAULA MONTALT.7	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(991) 74 25 58	miércoles, 29 de mayo de 1968	domingo ,15 de octubre de 2000	CASADO	16656482C	Sí	SENIOR	1,80 €
415	LUIS MATEO	MORENO SAENZ	SAN ROQUE.3	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(994) 19 93 98	domingo, 14 de julio de 1968	jueves ,30 de noviembre de 2000	CASADO	16661921P	No	MEDIO	5,41 €
431	NESTOR	OCHOA RUBIO	AVDA.LA PAZ.49-4ºC	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(997) 30 23 50	domingo, 08 de septiembre de 1968	jueves ,25 de enero de 2001	SOLTERO	16666065N	No	MEDIO	0,60 €
275	JOSE ANT.	GOMEZ AGUIRRE	CTRA.LOGROÑO-ZARAGOZA,S/N	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(992) 83 44 72	jueves, 17 de agosto de 1967	lunes ,03 de enero de 2000	VIUDO	16625661L	No	MEDIO	4,81 €
259	INMACULADA	GARCIA FRIAS	BRETON HERREROS.8	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(993) 53 74 55	domingo, 18 de junio de 1967	jueves ,04 de noviembre de 1999	SOLTERO	16621517S	Sí	MEDIO	3,61 €
474	ALFREDO	SAENZ RIPALDA	EZCARAY.1-4ºB	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(995) 65 41 85	viernes, 06 de junio de 1969	martes ,23 de octubre de 2001	SOLTERO	16677202V	No	PRINCIPIANTE	0,60 €
492	MIREN M.	SOBRON ALONSO	CASCAJOS.ESTAMBRERA.5 NAVE.6	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(996) 66 00 54	miércoles, 13 de agosto de 1969	domingo ,30 de diciembre de 2001	SOLTERO	16681864X	No	SENIOR	0,60 €
182	ANTONIO	DOMINGUEZ	POL.CANTABRIA-II.PARCELA 22	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(995) 96 38 68	lunes, 13 de febrero de 1967	viernes ,02 de julio de 1999	CASADO	16601574J	No	PRINCIPIANTE	7,81 €
146	ANTONIO	DAGVERRE ITHURBIDE	VARA DE REY.41 BIS 7º	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(996) 73 46 08	sábado, 31 de diciembre de 1966	miércoles ,19 de mayo de 1999	CASADO	16592250G	No	PRINCIPIANTE	1,80 €
508	M.ASUNCION	SUAREZ CONDE	ESTACION.S/N	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(992) 37 25 85	sábado, 06 de septiembre de 1969	miércoles ,23 de enero de 2002	SOLTERO	16686008Z	No	PRINCIPIANTE	1,20 €
534	ANTONIO	VIGUERA CUADRA	AVDA.MADRID.36-38	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(992) 88 46 97	miércoles, 19 de noviembre de 1969	domingo ,07 de abril de 2002	CASADO	16692742D	Sí	MEDIO	4,81 €
351	EMILIO	MAGDALENA FORCEN	AVDA.LOPE DE VEGA.25	ZAFRA	BADAJOZ	06158	(996) 72 75 76	miércoles, 14 de febrero de 1968	domingo ,02 de julio de 2000	SOLTERO	16645345S	No	PRINCIPIANTE	12,62 €

Pasos a seguir

1. Crear la base de datos Socios_del_club.accdb. Vamos a crear una serie de consultas simples, por tanto el método a seguir es el mismo en todos los casos.
2. En la cinta de opciones de Access, y en la Ficha Crear, tenemos el grupo Consultas. Hacemos clic en Diseño de consulta:

3. En la ventana que aparece seleccionamos la tabla que será el origen de los datos de la consulta, en este caso la tabla socios. Hacemos clic en Agregar y cerramos la ventana.

4. A partir de aquí tenemos que añadir tantos campos como requiera cada consulta. Bastará con hacer doble clic en el campo pertinente, y éste se añadirá a la lista de campos de la consulta.

Éstas son las consultas que hay que realizar en el ejercicio:

1. Consulta que muestre el Nombre, Apellido y Teléfono (en este orden) de cada uno de los socios. Los datos deben aparecer ordenados alfabéticamente por Apellido. El nombre de la consulta será datos básicos.
2. Consulta que muestre el Nombre, Apellido y Teléfono de los socios con nivel de juego SENIOR. No debe aparecer el campo nivel de juego en el resultado de la consulta. El nombre de la consulta será socios nivel de juego senior.
3. Consulta que muestre los campos Nombre, Apellido, Localidad y Teléfono de los socios de nivel de juego MEDIO cuya cuota anual sea superior a 15 euros. Los datos deben aparecer ordenados primero por localidades y luego por apellido. No debe aparecer el campo nivel de juego. El nombre de la consulta será socios nivel medio más de 15 euros.
4. Consulta que seleccione los socios que no estén federados y que pertenezcan a la categoría MEDIO, viéndose todos los campos. El nombre será socios no federados nivel medio.
5. Consulta que seleccione Nombre, apellidos, dirección, localidad y teléfono de los socios que no sean de Badajoz. Llamarla socios no de Badajoz.
6. Consulta que seleccione los socios de Almendral, Don Benito, Jerez de los Caballeros, Nogales y Zafra, ordenados por localidad. Llamarla socios de poblaciones extremeñas.
7. Consulta que seleccione los socios que no sean ni de Pontevedra ni de Segovia (hablamos de Localidad). Llamarla socios ni de Pontevedra ni de Segovia.
8. Consulta que seleccione a los socios solteros de Ponferrada. Llamarla socios solteros de Ponferrada.
9. Consulta que seleccione a los socios solteros de Ponferrada y a los socios solteros de Yanguas. Llamarla socios solteros de Ponferrada y Yanguas.
10. Consulta que seleccione los socios cuya cuota esté comprendida entre 5 y 15 euros. Llamarla socios entre 5 y 15 euros. 

Cre la siguiente tabla:

Consulta

Código del libro	Nombre del libro	Editorial	Autor	Género	País del Autor	Número de Páginas	Año de Edición	Precio del libro	día de la semana
1	Don Quijote de La Mancha I	Anaya	Miguel de Cervantes	Caballeresco	España	517	1991	2.750,00 €	Domingo
3	Historias de Nueva Orleans	Alfaguara	William Faulkner	Novela	Estados Unidos	186	1991	675,00 €	Martes
2	Don Quijote deLa Mancha II	Anaya	Miguel de Cervantes	Caballeresco	España	611	1991	3.125,00 €	Viernes
5	El príncipe	S.M.	Maquiavelo	Político	Italia	210	1995	1.125,00 €	Lunes
9	Fornata y Jacinta	Plaza & Janes	Pérez Galdós	Novela	España	625	1984	725,00 €	Miércoles
2	Don Quijote deLa Mancha II	Anaya	Miguel de Cervantes	Caballeresco	España	611	1991	3.125,00 €	Jueves
4	El principito	Andina	Antoine Saint-Exupery	Aventura	Francia	120	1996	750,00 €	Jueves
1	Don Quijote de La Mancha I	Anaya	Miguel de Cervantes	Caballeresco	España	517	1991	2.750,00 €	Domingo
3	Historias de Nueva Orleans	Alfaguara	William Faulkner	Novela	Estados Unidos	186	1991	675,00 €	Viernes
7	Los Windsor	Plaza & Janes	Kitty Kelley	Biografías	Gran Bretaña	620	1998	1.130,00 €	Jueves
3	Historias de Nueva Orleans	Alfaguara	William Faulkner	Novela	Estados Unidos	186	1991	675,00 €	Martes

Abra la base de datos: “Biblioteca” y realice las siguientes consultas

1.  Ubique todos los libros del autor Miguel de Cervantes, con toda  la información de los mismos.

2.  Liste los libros que son de genero novela.

3.  Cree una lista de los libros que están en calidad de prestados los días martes.
4. Eliminar la columna precio del libro.

Acces 2010

 

¿Qué es Access 2010 y para que sirve?

 

Es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete “básico”.  Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

 

 

Access nos sirve simple y sencillamente para realizar tareas de organización de datos, de cualquier tipo como tareas, gestionar cuentas de bancos, eventos, listas de estudiantes, reportes de ventas, inventarios, proyectos personales o de marketing, entre otras cosas que contengan datos medibles; por medio de tablas de control de datos, pudiendo ayudarte de formulas o gráficas; básicamente es como un Excel mas sencillo, y enfocado a la gestión. Además cuentas con varias plantillas a partir de las cuales podrás comenzar a trabajar.

 

 

 Elementos básicos de Access 2010

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando.

 

 

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

   Crear una base de datos

 Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar.

No

se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando    esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

 La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas,

no

despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

Tablas de datos

 

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...  

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

	Campos
	Código	Nombre	Apellidos	Dirección	C.P.
Registro 1	1	Luis	Grande Lilos	C/ Germanías, 23	46723
Registro 2	2	Marta	Fran Dardeno	C/ Mayor, 34	46625
Registro 3	3	Francisco	Juan López	C/ Valle, 56	46625
Registro 4	4	María	Huesca Buevo	C/ Franciscano, 67	46521

Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios

Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes

Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Macros

Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

Módulos

Un módulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access



 

TABLA EN ACCESS 2010

  

 

   

Crear una tabla en Access

Una base da datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada. Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.

Cómo crear una tabla en Access

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla

 



Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

 

 

Definir el campo primario de la tabla

Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de una empresa con la siguiente información:

 

 

El campo primario de esta tabla será el campo IDEmpleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.

 

Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.

 



Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya había colocado y lo hemos modificado. A continuación debemos crear nuevos campos el cual será un procedimiento diferente.

Definir los campos restantes de la tabla

En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles.





Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre del campo en el encabezado

 

 

Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.





 

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.

 



  

¿Qué es una clave principal?

Es un campo con un valor único que identifica a cada registro en una tabla

Elementos básicos de Access 2010

1. Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010. 
- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.  Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.  Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa. 
- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.  Puedes iniciar Access 2010.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: 
- Hacer clic en el botón cerrar 
- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. 
- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir . 

2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta. La pantalla que se muestra a continuación, puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

TRABAJANDO CON TABLAS

EJERCICIO 1: Contactos Personales
1.      Cree una base de datos nueva con el nombre: “Contactos Personales”
2.      Cree la tabla CONTACTOS en la vista Hoja de Datos de acuerdo al siguiente detalle:

 

3.      Añada nuevos campos: “Institución” y “Cargo” y agregue información a cada registro.

EJERCICIO 2: Turismo Argentina.

1.      Cree una base de datos nueva con el nombre: “Turismo Argentina”.

2.      Agregue la tabla: INGRESOS FRONTERA en la vista Diseño. Todos los campos son tipo Número y la tabla no tiene una Clave Principal.

3.      Agregue la tabla: HOTELERIA en la vista Diseño. La Clave Principal es el campo Ciudad del tipo texto, tamaño 10. El resto de los campos son tipo Número.

EJERCICIO 3: Biblioteca

1.      Cree una base de datos nueva con el nombre: “Biblioteca”

2.      Agregue las siguientes tablas definidas a continuación:

Tabla: Libros

Campo	Tipo	Tamaño/Formato	Observaciones
Id Libro	Autonumérico		Clave Principal
Título	Texto	80
Autor	Texto	50
Género	Texto	10
Prestado	Sí/No

 

Tabla: Lectores

Campo	Tipo	Tamaño/Formato	Observaciones
Id Lector	Autonumérico		Clave Principal
Nombre Lector	Texto	50
CI	Número
Dirección	Texto	80
Teléfono	Texto	10

 

Tabla: Préstamos

Campo	Tipo	Tamaño/Formato	Observaciones
Nro Préstamo	Autonumérico		Clave Principal
Fecha préstamo	Fecha/Hora	Fecha corta
Id Libro	Número	Entero largo
Id Lector	Número	Entero largo
Fecha devolución	Fecha/Hora	Fecha corta

 

3.      Agregue 15 registros de libros, 10 lectores y 10 préstamos