Acces 2010

 

¿Qué es Access 2010 y para que sirve?

 

Es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete “básico”.  Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

 

 

Access nos sirve simple y sencillamente para realizar tareas de organización de datos, de cualquier tipo como tareas, gestionar cuentas de bancos, eventos, listas de estudiantes, reportes de ventas, inventarios, proyectos personales o de marketing, entre otras cosas que contengan datos medibles; por medio de tablas de control de datos, pudiendo ayudarte de formulas o gráficas; básicamente es como un Excel mas sencillo, y enfocado a la gestión. Además cuentas con varias plantillas a partir de las cuales podrás comenzar a trabajar.

 

 

 Elementos básicos de Access 2010

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando.

 

 

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

   Crear una base de datos

 Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar.

No

se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando    esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

 La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas,

no

despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

Tablas de datos

 

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...  

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

	Campos
	Código	Nombre	Apellidos	Dirección	C.P.
Registro 1	1	Luis	Grande Lilos	C/ Germanías, 23	46723
Registro 2	2	Marta	Fran Dardeno	C/ Mayor, 34	46625
Registro 3	3	Francisco	Juan López	C/ Valle, 56	46625
Registro 4	4	María	Huesca Buevo	C/ Franciscano, 67	46521

Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios

Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes

Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Páginas

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Macros

Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

Módulos

Un módulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access



 

TABLA EN ACCESS 2010

  

 

   

Crear una tabla en Access

Una base da datos en Access almacena la información en tablas. Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los datos de una manera organizada. Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos diseñar la base de datos para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos podemos proceder fácilmente a su creación dentro de la herramienta.

Cómo crear una tabla en Access

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla

 



Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

 

 

Definir el campo primario de la tabla

Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenaré la información de los empleados de una empresa con la siguiente información:

 

 

El campo primario de esta tabla será el campo IDEmpleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.

 

Selecciona la opción Cambiar nombre de campo y podrás cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.

 



Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como Tamaño del campo que también se encuentra dentro de la Ficha Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya había colocado y lo hemos modificado. A continuación debemos crear nuevos campos el cual será un procedimiento diferente.

Definir los campos restantes de la tabla

En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda “Haga clic para agregar” y se mostrará la lista de tipos de dato disponibles.





Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitirá capturar el nombre del campo en el encabezado

 

 

Para los campos de texto podrás modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrás observar el cuadro de texto Tamaño del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.





 

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de información que guarda. Al pulsar el botón Aceptar verás reflejado el nuevo nombre de la tabla.

 



  

¿Qué es una clave principal?

Es un campo con un valor único que identifica a cada registro en una tabla

Elementos básicos de Access 2010

1. Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010. 
- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.  Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.  Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa. 
- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.  Puedes iniciar Access 2010.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: 
- Hacer clic en el botón cerrar 
- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. 
- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir . 

2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta. La pantalla que se muestra a continuación, puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

TRABAJANDO CON TABLAS

EJERCICIO 1: Contactos Personales
1.      Cree una base de datos nueva con el nombre: “Contactos Personales”
2.      Cree la tabla CONTACTOS en la vista Hoja de Datos de acuerdo al siguiente detalle:

 

3.      Añada nuevos campos: “Institución” y “Cargo” y agregue información a cada registro.

EJERCICIO 2: Turismo Argentina.

1.      Cree una base de datos nueva con el nombre: “Turismo Argentina”.

2.      Agregue la tabla: INGRESOS FRONTERA en la vista Diseño. Todos los campos son tipo Número y la tabla no tiene una Clave Principal.

3.      Agregue la tabla: HOTELERIA en la vista Diseño. La Clave Principal es el campo Ciudad del tipo texto, tamaño 10. El resto de los campos son tipo Número.

EJERCICIO 3: Biblioteca

1.      Cree una base de datos nueva con el nombre: “Biblioteca”

2.      Agregue las siguientes tablas definidas a continuación:

Tabla: Libros

Campo	Tipo	Tamaño/Formato	Observaciones
Id Libro	Autonumérico		Clave Principal
Título	Texto	80
Autor	Texto	50
Género	Texto	10
Prestado	Sí/No

 

Tabla: Lectores

Campo	Tipo	Tamaño/Formato	Observaciones
Id Lector	Autonumérico		Clave Principal
Nombre Lector	Texto	50
CI	Número
Dirección	Texto	80
Teléfono	Texto	10

 

Tabla: Préstamos

Campo	Tipo	Tamaño/Formato	Observaciones
Nro Préstamo	Autonumérico		Clave Principal
Fecha préstamo	Fecha/Hora	Fecha corta
Id Libro	Número	Entero largo
Id Lector	Número	Entero largo
Fecha devolución	Fecha/Hora	Fecha corta

 

3.      Agregue 15 registros de libros, 10 lectores y 10 préstamos